Office 365 – dodanie skrzynki współdzielonej Outlook Web

Dodanie skrzynki współdzielonej w Office 365 wymaga kilku kroków. Oto ogólny przewodnik, jak to zrobić:

1.Zaloguj się na konto administratora

Aby dodać skrzynkę współdzieloną, musisz mieć uprawnienia administratora w Office 365.

2. Przejdź do Centrum administracyjnego Office 365

Znajdziesz tam opcje zarządzania użytkownikami i skrzynkami pocztowymi.

3. Utwórz skrzynkę współdzieloną
a. W Centrum administracyjnym przejdź do sekcji „Zespoły i grupy”.
b. Wybierz „Udostępnione skrzynki pocztowe”.
c.  Kliknij „Dodaj udostępniona skrzynkę pocztową” lub „Nowa skrzynka współdzielona”, aby rozpocząć proces tworzenia nowej skrzynki.

4. Wypełnij wymagane informacje
a. Podaj nazwę skrzynki współdzielonej.
b. Wprowadź adres e-mail dla skrzynki. Pamiętaj, aby był on unikatowy w ramach twojej domeny.

5. Przydziel uprawnienia użytkownikom
– Po utworzeniu skrzynki współdzielonej, musisz przydzielić użytkownikom uprawnienia do niej.
a. Możesz to zrobić, wybierając ” Dodawanie członków do udostępnionej skrzynki pocztowej”
b. Przechodząc do ” Zarządzania szczegółami udostępnionej skrzynki pocztowej ” mamy możliwość min. edytowania nazwy , przydzielanianowych członków.

6. Zakończ proces
– Po dodaniu użytkowników i ustawieniu uprawnień zapisz zmiany.
– Skrzynka współdzielona jest teraz gotowa do użycia.

Użytkownicy, którzy otrzymali uprawnienia do skrzynki współdzielonej, będą mogli uzyskać do niej dostęp przez swoje standardowe konto Outlook lub inną aplikację pocztową obsługującą Office 365. Ważne jest, aby pamiętać, że skrzynki współdzielone nie mają własnych haseł logowania; dostęp do nich jest kontrolowany przez uprawnienia przydzielone poszczególnym użytkownikom.

   ZALETY KORZYSTANIA Z UDOSTĘPNIONYCH SKRZYNEK POCZTOWYCH OFFICE 365

Skrzynka udostępniona w Office 365 oferuje wiele zalet, które mogą przynieść korzyść zarówno użytkownikom indywidualnym, jak i firmom. Oto niektóre z najważniejszych zalet:

1. Współpraca i udostępnianie: Skrzynka udostępniona umożliwia współpracę na różne sposoby. Można udostępniać dokumenty, pliki i kalendarze, co ułatwia pracę w grupach i zespołach. Możesz również kontrolować, kto ma dostęp do udostępnionych zasobów i ustawić poziom uprawnień.

2. Łatwy dostęp z dowolnego urządzenia: Skrzynka udostępniona w Office 365 zapewnia elastyczność, ponieważ możesz uzyskać do niej dostęp z dowolnego urządzenia, takiego jak komputer, smartfon czy tablet. Możesz pracować i sprawdzać wiadomości e-mail, zaktualizować kalendarz czy udostępnić pliki, gdziekolwiek się znajdujesz i o każdej porze.

3. Większa pojemność i skalowalność: Dzięki Office 365 skrzynka udostępniona oferuje większą pojemność skrzynki pocztowej niż tradycyjne rozwiązania. Możesz również łatwo dostosować rozmiar skrzynki w zależności od potrzeb, z łatwością zmieniając limity dla użytkowników.

4. Funkcje usprawniające pracę: Office 365 w skrzynce udostępnionej oferuje wiele funkcji usprawniających codzienną pracę. Może to obejmować automatyczne sortowanie wiadomości do folderów, filtrowanie spamu, tworzenie zdarzeń w kalendarzu na podstawie treści wiadomości e-mail czy automatyczne podpowiadanie odpowiedzi na wiadomości.

5. Bezpieczeństwo danych: Office 365 to rozwiązanie chmurowe oferujące wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Skrzynka udostępniona zapewnia ochronę przed zagrożeniami, takimi jak wirusy, phishing czy ataki złośliwego oprogramowania. Dzięki temu możesz mieć pewność, że Twoje informacje są chronione.

6. Kontrola dokumentów: Skrzynka udostępniona w Office 365 umożliwia również kontrolę dokumentów udostępnianych zespołowo. Można ustawić uprawnienia edycji, wyświetlania i udostępniania, kontrolując, kto ma dostęp do dokumentów i jakie mogą wprowadzać zmiany.

To tylko kilka zalet skrzynki udostępnionej w Office 365. Warto zwrócić uwagę na to, że Office 365 oferuje również wiele innych narzędzi i funkcji, które mogą znacznie ułatwić pracę i zwiększyć produktywność.